Misschien klinken volgende uitspraken je wel bekend in de oren:

‘Als er op school iets moet gebeuren, kom je altijd bij dezelfde mensen uit.’

‘Is dat niet het werk van de klastitularis?’

‘Vroeger deed Roel dat maar nu hij er niet meer is, weet ik het niet’

‘Wie is er hier eigenlijk verantwoordelijk voor de bestelling van het labomateriaal?’

‘Waarvoor hebben we anders coördinatoren?’

Onduidelijkheid over de taakverdeling kan een schoolteam stevig ontregelen. Je kunt de teamdynamiek enorm versterken door te zorgen voor een evenwichtige, gedragen en heldere rolverdeling in lijn met ieders talenten.

Waarom rollen verdelen?

Een goede rolverdeling in een team zorgt voor een evenwichtige verdeling van taken waarbij iedereen bijdraagt en waardoor je ieders expertise en talenten benut en waardeert. Zo wordt het ook voor iedereen duidelijk wie wat doet, is het helder wat je van elkaar kunt verwachten en waar je voor wat terecht kunt. Het bevordert tegelijk de teamdynamiek en het welbevinden van het team. Als het proces op een participatieve manier verloopt, draagt het ook bij tot inclusieve besluitvorming. Bovendien zorgt een goede rolverdeling voor een efficiënte uitvoering van taken. Daarnaast is het een manier om te evolueren van een klas- naar een schoolopdracht. Heel veel voordelen, niet?

Hoe pak je het aan?

In een proces van rolverdeling, kun je volgende stappen onderscheiden:

1. Inventariseren kerntaken van het team

2. Kennis, talenten, vaardigheden en expertise teamleden in kaart brengen

3. Match maken tussen kerntaken team en kennis, talenten, vaardigheden en expertise teamleden

4. Rolverdeling in het team vastleggen

5. Verantwoordelijkheden en opvolging afspreken

Het ziet er eenvoudig uit, in de praktijk is het dat vaak niet. Tijdens zo een proces van rolverdeling wordt het immers duidelijk hoe sterk het team al is en in welke mate de teamleden erin slagen om de taken gelijkmatig onder elkaar te verdelen. Dat betekent dat de relationele bedrading die misschien onder de waterlijn aanwezig was, nu aan de oppervlakte komt.

Sociocratisch proces

Het is best dat teamleden zelf de kerntaken van het team in kaart brengen. Om daarna ook elkaars expertise, kennis, vaardigheden en talenten te benoemen. En om elkaar daarna te nomineren voor een bepaalde rol die voor een taak verantwoordelijk is. Een belangrijke voorwaarde om dit te durven, is vertrouwen en een veilige omgeving. Collega’s moeten elkaar tijdens het proces van rolverdeling feedback durven geven. Anders kom je niet tot de beste rolverdeling. Maar als die veiligheid er is, kan er een sterke teamdynamiek ontstaan. Uit onze ervaring blijkt dat in zo een proces sommige teamleden wel heel veel genomineerd worden omdat de collega’s weten dat zij of hij de taak goed zal uitvoeren. Als die persoon de nominaties in ontvangst blijft nemen en niet weigert, dan is er een procesfacilitator nodig die stop zegt en zo deze persoon in bescherming neemt. Het omgekeerde kan ook gebeuren. Bepaalde teamleden krijgen geen nominaties van taken van hun collega’s. Dat gebeurt meestal bewust. Zo kwam een van de teamleden in een school die we hebben begeleid in dit proces net na de pauze in paniek bij ons. Iedereen had al taken toegewezen gekregen en niemand had hem genomineerd. Dat voelde niet goed aan. Direct na de break stelde hij zich kandidaat voor een van de volgende te verdelen taken.

Start klein, denk groot

Direct een rolverdeling samen met het hele schoolteam op touw zetten, kan verkeerd uitpakken. Je kunt beter minder ambitieus beginnen. Bijvoorbeeld met het kleuterteam, een bepaalde graad, een vakgroep, het beleidsteam, het schoolbestuur of het secretariaat. Onze ervaring is dat er aan de rolverdeling best een proces van visievorming vooraf gaat. Wat wil je bereiken met het team? Waar wil je de komende jaren op focussen? Wat zijn belangrijke werven die je samen wil aanpakken? Welke pedagogische vernieuwingen wil je realiseren? Hoe wil je de verbinding leggen met de andere teams op school en daarbuiten? Als die doelstellingen duidelijk zijn, kun je starten met de benodigde taken in kaart te brengen die nodig zijn om die doelstellingen te realiseren. Om dan verder de volgende stappen in het proces van rolverdeling te zetten.

Hoe het Atheneum Antwerpen kwam tot een evenwichtige taakverdeling

Hulp nodig?

EduNext heeft intussen al heel wat expertise opgebouwd en ondertussen verschillende teams begeleid om te komen tot een evenwichtige en gedragen rolverdeling. We hebben daar een specifiek begeleidingstraject voor ontwikkeld dat we aanpassen op maat van de school. Voor een vrijblijvend intakegesprek, kun je contact opnemen met dirkdeboe@edunext.be of Dirk bellen op 0474/949448.