Tijdens het schooljaar lopen elke ochtend en avond veel mensen door de schoolpoort. Ongemerkt glippen er telkens enkele dieven mee. Zij zijn niet uit op materieel gewin, het gaat hen onze tijd. Brutaal en ongemaskerd sluipen ze dagelijks binnen. Waar zijn ze op uit? Zoveel mogelijk werkuren stelen. En dat lukt ze prima. Hoewel iedereen ze kent, mogen ze op veel plaatsen gewoon hun gang blijven gaan. Nochtans hebben we allemaal tijd te kort en worden we dagelijks door de tijd ingehaald. Bovendien hebben deze tijdrovers ook een negatieve impact op ons welbevinden. Tijdrovers zijn immers meedogenloos en verslavend. En het zijn broertjes van elkaar. De eerste letter van hun naam begint met een m en ze roven ook graag samen tijd.

Tijdrover 1: Multitasking

Af en toe horen we tijdens begeleidingen leraren zeggen dat zij wel kunnen multitasken. En niet kort daarna iemand die zegt dat vrouwen dat wel kunnen. Een mythe. Je kunt wel autorijden en ondertussen aan iets denken. Dat lukt omdat we het autorijden hebben geautomatiseerd en ons denkend brein - bij rustig verkeer - beschikbaar is. Tegelijkertijd aan twee dingen denken, lukt niemand. En toch blijven velen het dagelijks proberen. Multitasken leidt tot veel concentratieverlies en belast je brein intensief waardoor je snel moe wordt en je productiviteit fel zakt.

Tips

Werk je taken na elkaar af. Weersta aan de drang om van hier naar daar te flippen.

Zorg dat enkel ziet of hoort wat je nodig hebt. Neem verleidingen weg en ontloop stoorzenders
Richt bewust je aandacht en ban aanlokkelijke nevengedachten
Zet jezelf een tijdsdoel voor een werkstuk dat je af wil hebben
Beloon jezelf na het singletasken

Tijdrover 2: Mail

We mailen ons te pletter. Voor je het weet, besteed je een halve dagtaak aan het lezen en beantwoorden van mails. Er zijn nog altijd veel mensen die een lege inbox willen hebben. Dat kan voordelen hebben maar het kost ons veel tijd en het is vaak dweilen met de kraan open.

Tips

Voorzie tweemaal per dag een tijdsblok waarin je mails beantwoordt
Sluit je mailbox steeds af na gebruik
Gun jezelf max x minuten mailtijd per dag. Analyseer je huidig aantal minuten en zet wekelijks een scherper doel
Reduceer het aantal mails per dag en verminder het aantal lijnen per mail
Laat je mails in cc in een aparte folder binnenkomen en bekijk die twee keer per week
Laat je mails die je verzendt enkele minuten in je ‘postvak uit’ waarna ze automatisch verzonden worden. Zo kun je nog correcties doen

Tijdrover 3: Meetings

Te veel. Te lang. Niet voorbereid. Niet efficiënt. Geen agenda. Geen verslag: vergaderingen, we kennen ze allemaal. En toch blijven we eraan deelnemen. En ja, we hebben natuurlijk onze laptop mee zodat we ons kunnen bezighouden met de vorige tijdrover terwijl de directeur of een collega aan het woord is. Als je bij online meetings je video en je microfoon afzet, lukt dit je vast ook.

Tips

Halveer de vergadertijd of verminder de frequentie.
Check of iedereen (de hele tijd) aanwezig moet zijn
Installeer een nieuwe regel: iedereen mag de meeting verlaten als het niet meer interessant is
Vergader af en toe staand
Voorzie een ‘bullshit’ knop. Als iemand te lang aan het woord is, kun je daar op drukken

Tijdrover 4: Minuutje?

Meestal vragen mensen het niet eens. Ze onderbreken je zomaar. Probeer in de gemiddelde leraarskamer – meestal ingericht als landschapsbureau – maar eens te werken. Je moet al een geoefende mediterende monnik zijn om je in een dergelijke omgeving te kunnen focussen. Er loopt wel altijd iemand langs of er komt een whatsappje binnen. En ben je dan toch even geconcentreerd aan het werk, dan komen enkele collega’s in jouw buurt een mini-vergadering houden.

TIPS

Voorzie in stilleruimtes of vergaderboxen of zoek een plek waar je rustig kunt werken.
Durf pratende mensen erop aan te spreken om hun gesprekken in een afgesloten ruimte verder te zetten.
Zet je pop-ups af. Zorg dat je een tijdje onvindbaar bent
Plaats een bordje ‘niet storen’ of zet een koptelefoon op

Tijdrover 5: Multimedia

Zo sociaal zijn ze vaak niet. Ze kunnen je lang bezig houden waardoor je nadien je werk mag inhalen. Eens je er aan begint, kun je erin verdwalen. Voor je het weet is er een uur voorbij. Of je gaat toch gauw nog eens checken hoeveel likes je intussen op je meest recente post hebt.

TIPS

Leg je smartphone weg of zet hem op stil.
Voorzie een telefoontas in vergaderruimtes
Plan je sociale mediamomenten in, bijvoorbeeld als beloning na een flink stuk werk.
Sluit al je sociale media vensters en schakel pop-up’s uit
Neem je GSM niet mee naar toilet

Tijdrover 6: Matig plannen

Ook deze tijdrover kan gigantisch veel tijd stelen. Heel wat mensen brengen geen of weinig structuur aan in hun werk. Of ze beschikken over geen goede tool. Daarnaast leert onderzoek dat we te optimistisch zijn in onze planning.

TIPS

Plan lege ruimte in je agenda in. Vermom het desnoods als een taak
Voorzie blokken van tijd om geconcentreerd te werken
Verzamel alle informatie voor je begint
Overschat de benodigde tijd voor een taak met een factor twee
Verdeel je werk in vier categorieën (dringend, onbelangrijk, niet dringend, belangrijk). Spendeer de meeste tijd aan niet dringende, belangrijke taken

Gedragsverandering

Deze tijdrovers aanpakken, vergt een gedragswijziging. En dat is niet eenvoudig. Veel mensen blijven vaak in intenties steken en vallen snel terug op hun vroegere gewoontes. Om voorgoed af te rekenen met tijdrovers zal je bovenstaande en andere tips minstens 21 dagen moeten volhouden (sommige onderzoeken spreken over 63 dagen), dan pas worden het nieuwe gewoontes.

Hulp nodig?

Wil je de tijdrovers in je school eens en voorgoed uitschakelen? Dit kan via een begeleidingstraject op maat. Neem voor een vrijblijvend intakegesprek contact op met Dirk (dirkdeboe@edunext.be - 0474/949448).